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Un bureau rangé tout le temps, est-ce possible ? Ordonner son bureau, c’est un peu comme placer sa cuisine ! Lorsqu’on cuisine, on sort plein d’ingrédients, le donne de recettes, de la vaisselle, …Idem lorsqu’on travaille : on peut avoir à vous en sortir plusieurs papiers, des fournitures de bureau, … Cela ne signifie pas pour autant avoir un bureau en désordre. L’important est de bien disposer le tout quand la tâche est terminée. Mais pour cela, il faut passer par quelques étapes premièrement pour correctement que le rangement se fasse facilement. Pour faire du tri, on peut se baser sur les durées légales minimales de conservation. Il est en effet inefficace de garder des dossiers qui ne serviront jamais ( excepté les souvenirs qui sont à prendre soin à part ).
au moment où décès a lieu en France, les démarches sont similaires pour la totalité des nationalités. il est important de prendre contact avec la mairie du lieu de décès. pour cela il existe le service des actes civils en ligne. au moment où décès a lieu à l’étranger et que le défunt était français, il convient d’adresser une lettre à l’État civil ou de avoir à se déplacer directement. Enfin si le défunt est étranger et qu’il est défunt hors de france, il faut contacter l’ambassade de son pays.
Nous ne sommes plus dans un monde cent pour cent physique. Les documents peuvent à la fois être sur votre ordinateur, mais également quelque part parmi tous vos papiers. Le plus facile pour retrouver ce célèbres RIB ou cette ancienne facture, c’est d’avoir une copie digitale toujours avec soi. Mais scanner l’intégralité de votre paperasse peut s’avérer rébarbatif, voir infaisable. Pourtant, une société comme Doxie va proposer des petits scanners portatifs d’excellente qualité qui vous donneront la possibilité de scanner vos documents simplement pour les importer sur votre ordinateur ou directement dans le cloud d’Evernote par exemple. Scanner la totalité de vos documents papiers, c’est tout de même plus efficace ( et plus respectueux pour la nature ) que d’imprimer la totalité des papiers que vous recevez sur votre ordinateur. En plus, une fois scannés, la recherche devient plus facile qu’en mettant à sac votre bureau !
Dans l’administratif, l’heure est à la dématérialisation : de plus en plus d’organismes limitent les envois de courriers et se concentrent sur les documents dématérialisés, envoyés par e-mail ou disponibles sur la taille personnel en ligne de chaque personne. Certaines personnes sont encore dubitatives face à cette raréfaction du papier : cependant, il s’agit d’un point positif pour notre planète — mais aussi pour le côté pratique, puisque le volume de documents à entretenir diminue d’année en année !
Pour bien ranger, il faut faire la nuance entre les documents courants et les autres dossiers. Les documents courants sont ceux qui sont consultés souvent et qui doivent ainsi se déplacer dans un endroit facilement accessible. Les papiers qui sont consultés pas souvent peuvent être classés dans des cartons ou tout en haut d’une étagère. Voici quelques variétés de rangement pour les différents types de papier : Les blouses à soufflet sont utiles pour ranger les documents volumineux. Une chemisette permet ainsi de classifier différents papiers concernant un seul sujet ( exemple : tous les papiers concernant la construction d’un logement ).
Trier et contrôler ses papiers administratifs est une tâche bien ennuyante pour tout le monde ( ou quasi ) ! Personne n’aime s’y replacer. Pourtant, on vient de le dire, c’est une activitée inévitable et sur laquelle on ne peut pas faire l’impasse. Autant se mentaliser un peu et transformer cette ‘ épreuve ‘ en moment « plutôt » agréable… Comment, me direz-vous ? D’abord en ritualisant ce moment : par exemple, je fait le choix d’y consacrer une heure le lundi en soirée si je travaille, ou bien 1h le vendredi matin à 9h. Pensez également à numériser vos documents au format pdf et à remplir les fichiers sur votre hdd.
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